Sabe aquela reunião do tipo "Maracanã", que envolve um monte de gente para discutir um problema? 100% de chance de os dois primeiros a falar conseguirem representar todas as dores sobre o tema e que os seguintes comecem a reiterar os mesmos pontos, com um toque de um caso específico para exemplificar ou somente para apoiar os colegas, mesmo que repetindo o que foi dito, para não perder a chance de se pronunciar. Acaba parecendo uma terapia em grupo, em que todos têm diferentes relatos sobre o mesmo problema. Acontece que a terapia tem seu lugar, e não é na empresa.
O problema em reuniões assim é que as pessoas se concentram muito no problema e pouco na solução. A origem do problema, mesmo, e o que fazer para tratá-lo, pouco se debate. Porque ninguém veio preparado para trazer suas ideias. Ou porque não dá tempo mesmo. Pior ainda quando a reunião ainda vai além do horário programado, impactando as agendas e compromissos seguintes de todos, e você sai dela com a sensação de tempo perdido.
Se você já participou de uma reunião assim, levanta a mão! Estou com as duas levantadas aqui. E eu preciso confessar a você que este tipo de reunião me deixa muito impaciente, para dizer o mínimo.
Primeiro, porque a repetição numa mesa de reunião é desnecessária. A mensagem pode ser dada de uma única forma: um expõe o problema em nome do grupo. Ou, se estão se reunindo pela primeira vez, basta um "concordo" para dizer que o problema também o aflige. Você concorda? O meu respeito pela qualificação dos meus colegas me faz crer que são capazes de entender a mensagem na primeira abordagem. E eu desejo reciprocidade neste sentido.
Segundo, porque casos pontuais e específicos devem ser tratados de forma pontual e específica. De nada adianta citar um caso, se não haverá conclusão naquele fórum ou se não afeta diretamente aos outros. Já combina que os casos sobre o assunto sejam encaminhados em paralelo para conhecimento do grupo ou para tratamento, se ainda estiverem pendentes. Não precisa narrar caso a caso, se têm o mesmo fundamento.
Terceiro, e diria que o mais importante, porque o nosso tempo é precioso e é nosso dever zelar por ele. O tempo perdido não volta. Objetividade é tudo, ainda mais no meio corporativo, pois impacta a nossa produtividade. E estamos ali para produzir, certo? E também queremos ter tempo para dedicar fora do trabalho, não é mesmo?
Por isso, vou compartilhar aqui algumas dicas, para o benefício de todos, do seu tempo e dos colegas, pois certamente suas caixas de mensagens estão lotadas e há diversas outras frentes a se dedicar, e também da empresa, que espera que a gente resolva os problemas, não que fiquemos nos lamuriando sobre eles.
1) Pergunte-se: esta reunião é realmente necessária?
Muitas vezes um e-mail resolveria a questão, mas as pessoas preferem a reunião, para assegurar que todo mundo esteja ciente. Está na hora de confiarmos nas pessoas pelo que se espera dos profissionais da empresa. Se é para tomar conhecimento, um e-mail é suficiente. Não é justo que por causa dos que não se responsabilizam pela leitura do que é importante que se tenha que desperdiçar o tempo dos outros.
2) Convide somente aquelas pessoas que são essenciais para o debate.
Pessoas demais na reunião dispersa o foco e certamente nem todos terão uma contribuição efetiva. Eu sei que com as reuniões virtuais ou híbridas ficou muito mais fácil "colocar as pessoas na sala", mas resista a isso. Grupos menores, com pessoas que estejam mais familiarizadas com o assunto, torna as discussões mais produtivas. Sem contar que ao mobilizar menos pessoas, as demais continuam atuando em outras demandas.
3) A reunião começa no envio do convite.
Não desperdice o tempo da reunião contextualizando a motivação da discussão. Envie previamente a pauta, com o objetivo da reunião e até um resuminho do foco. Assim, as pessoas já poderão se atualizar e chegarão mais preparadas para seguir para o debate das oportunidades e soluções.
4) Seja rigoroso com o gerenciamento do tempo.
Se a reunião vai durar 1 hora, planeje o tempo a fim de que seja suficiente para atingir o objetivo da reunião. Só há uma coisa pior que uma reunião improdutiva: uma segunda reunião. Aquela que se faz necessária porque a primeira não foi suficiente porque as pessoas se perderam no problema e não avançaram para as propostas. Quem convocou a reunião precisa gerenciar o tempo.
Aqui também destaco a pontualidade, tanto para começar quanto para terminar. Eu sei que muitas vezes o começo depende do quórum adequado, então você depende da pontualidade dos demais. Mas, por outro lado, se a reunião avança o horário, você compromete as agendas posteriores de todos. Uma boa forma de você evidenciar como valoriza a pontualidade e o respeito às agendas dos demais é encerrar a reunião rigorosamente no horário. E isso certamente gerará reciprocidade na pontualidade na próxima convocação.
5) Reunião sem desdobramentos é nula.
Toda reunião precisa ter endereçamento dos desdobramentos. Não é só dividir o problema e esperar que cada um tome para si as medidas para tratamento. É preciso definir objetivamente as ações acordadas, com responsáveis e prazos. Ou a vida seguirá seu fluxo e todos se verão novamente em outra reunião daqui a alguns meses para debater as mesmas questões. Já estabeleça uma data de reencontro, que seja após a data das ações acordadas, para avaliação geral, ou, se o plano for de médio prazo, defina marcos para acompanhamento. Não perca de vista que o tempo dedicado para gerenciar a implantação das soluções é um investimento para melhorar processos, otimizar a rotina e o tempo de todos lá na frente. E gerar mais resultados, obviamente.
A esta altura você deve estar pensando: "Ok, mas o que há de novo nisso?" Eu concordo com você. Não há nada de novo. A minha pergunta é: se todos concordamos, por que não agimos assim?
Então, o meu objetivo aqui é fazer um chamamento para que exerçamos mais isso. Comece você a dar o exemplo nas reuniões que você convocar e na sua postura nas reuniões que for convidado. Você de onde está, eu, de onde estou. Já seremos dois. Quantos mais?
Vamos juntos?
Érica Saião para a coluna Mulher & Carreira
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